An dieser Stelle erläutern wir Ihnen, welche Daten wir zu welchem Zweck erheben, verarbeiten und nutzen, wenn Sie unsere Webseite (www.studierendenwerk-koblenz.de) besuchen und das Online-Service-Angebot des Studierendenwerks Koblenz einschließlich der Seiten www.wohnen-fuer-hilfe.de und https://c03.aygonet.org/beratung-im-studierendenwerk-koblenz/ nutzen. Sie sollen insbesondere wissen, wie hierbei der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleistet wird.
Wichtig ist: wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur soweit Sie in die Nutzung eingewilligt haben oder es dafür eine andere Rechtsgrundlage gibt.
Diese Datenschutzerklärung regelt die Details und kann zu Ihrer Information jederzeit von Ihnen abgerufen, abgespeichert oder ausgedruckt werden.
1. Verantwortliche Stelle des Studierendenwerks Koblenz
Verantwortliche Stelle im Sinne der deutschen Datenschutzgesetze und der EU-DSGVO ist die Geschäftsführung des Studierendenwerks, siehe Impressum.
2. Ansprechperson für Datenschutz
Bei allgemeinen Fragen oder Hinweisen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Das gilt auch bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und für Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten
Intern ist bei uns die Abteilung Personal und Organisation für den Datenschutz zuständig:
3. Externer Datenschutzbeauftragter
Außerdem erreichen Sie unseren bestellten externen Datenschutzbeauftragten unter der folgenden Adresse:
4. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten
Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.
- wenn Sie die Webseite nur zur Information nutzen
Der Besuch unsere Webseite ist grundsätzlich möglich ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Sie hinterlassen jedoch Ihre IP-Adresse und andere Daten, die Ihr Server automatisch übermittelt, wie:
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei
- Übertragene Datenmenge
- Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
- Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems
Wir verwenden diese Daten für den Verbindungsaufbau, zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur technischen Administration der Netzinfrastruktur sowie zur Optimierung des Internetangebots. Die Daten werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Die IP-Adresse wird nur bei Angriffen auf die Netzinfrastruktur ausgewertet.
- wenn Sie unser Kontaktformular nutzen
Soweit Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren, verwenden wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten nur für die Bearbeitung Ihrer konkreten Anfrage. Danach werden Ihre Daten gelöscht, soweit eine längere Aufbewahrung nicht gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist. Bitte senden Sie uns mit dem Kontaktformular keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten); nutzen Sie dafür andere Kommunikationswege.
- wenn Sie unserer Angebot der Online-Beratung nutzen
Die Online-Beratung des Studierendenwerks Koblenz ist ein kostenloses Angebot, das weitestgehend anonym genutzt werden kann. Jedoch wird auch bei dieser Nutzung Ihre IP-Adresse übermittelt , allerdings nur im Falle eines technischen Fehlers bis zu 14 Tage gespeichert (Error Log). Die Kommunikation zwischen Ihnen und der Beratungsstelle ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Sie können sich anhand des öffentlichen Verfahrensverzeichnisses des technischen Dienstleisters AYGOnet, Bonn, über den Datenschutz bei Nutzung der Online-Beratung informieren:
https://aygonet.de/aygonet-2/datenschutz-in-aygonet
Zur Anonymisierung werden Sie bei der Anmeldung aufgefordert, einen eigenen Benutzernamen und ein Passwort zu vergeben um in den verschlüsselten Beratungsbereich zu gelangen. Sie sind dafür verantwortlich, diese Zugangsdaten vor unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, werden Sie durch eine automatisch generierte E-Mail informiert, wenn im Beratungsportal eine Antwort für Sie eingegangen ist. Um den Inhalt der Antwort lesen zu können, ist es jedoch notwendig, dass Sie sich auf der Beratungsplattform einloggen. Es ist sichergestellt, dass die Berater Ihre E-Mail-Adresse nicht lesen können. Ihre Anfrage wird von den Beratern des Studierendenwerks beantwortet, die nur Ihren Benutzernamen und die anonym gemachten Angaben zu Ihrer Person sowie die Inhalte aus Ihrer Anfrage kennen.
Unsere Berater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Im Falle einer deutlich geäußerten Ankündigung einer Suizidabsicht oder der glaubhaften Ankündigung einer Straftat sind wir jedoch verpflichtet, die Polizei einzuschalten. Sämtliche von Ihnen gemachte Angaben müssen dann an die zuständigen Ermittlungsbehörden weitergeleitet werden.
Die Korrespondenz liegt verschlüsselt auf der Datenbank eines sicheren Servers und ist somit vor dem unbefugten Zugriff von Dritten geschützt. Alle Angaben im Zusammenhang mit einer Beratung werden nach Ablauf von zehn Jahren gelöscht.
- wenn Sie weitere Serviceangebote nutzen
Die Nutzung unserer sonstigen Serviceangebote (Bestellservice, Online-Bewerbung Wohnen) macht die Angabe von personenbezogenen Daten erforderlich.
Mögliche Daten sind beispielsweise
- Name
- E-Mailadresse
- Telefonnummer
- Ihr Anliegen
- von Ihnen ggfs. übermittelte Dokumente
Diese Daten erheben, verarbeiten und nutzen wir, um Ihre Anfrage bearbeiten und beantworten zu können. Sie dienen der Umsetzung unserer gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen, denn in der Regel nutzen wir sie zur Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Rechtsgeschäfts.
Im Bestellservice können Sie freiwillig ein Kundenkonto anlegen, mit dem Ihre Daten zur Erleichterung zukünftiger Einkäufe gespeichert werden. Bei Anlegung eines Kontos werden die von Ihnen angegebenen Daten widerruflich gespeichert. Alle weiteren Daten, inklusive Ihres Nutzerkontos können Sie im Kundenbereich stets löschen.
5. Weitergabe personenbezogener Daten
Wir werden personenbezogene Daten nicht ohne ein ausdrückliches Einverständnis des Betroffenen weitergeben, es sei denn, dass ein Gesetz dies erlaubt oder vorschreibt, z. B. wenn wir gesetzlich zur Herausgabe von Daten an Strafverfolgungsbehörden/Gerichte, öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden) verpflichtet sind oder wenn wir zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Dritte zur Wahrung unserer Interessen beauftragen (z. B. Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer).
6. Ihre Rechte in Sachen Datenschutz
Sie haben gegenüber dem Studierendenwerk die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Daten:
- Recht auf unentgeltliche Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht auf Löschung
Bitte beachten Sie, dass die Löschung jedoch frühestens nach Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen erfolgen kann. Auf Ihren Antrag hin schränken wir die Verarbeitung jedoch bis zum Fristablauf soweit wie möglich ein.
Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten erst ab dem Zeitpunkt des Widerrufs.
Beruht die Datenverarbeitung auf einer Interessenabwägung, ist für die Ausübung eines Widerspruchs eine Begründung erforderlich, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle eines begründeten Widerspruchs prüfen wir bzw. unser externer Datenschutzbeauftragter die Sachlage. Wir werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Unabhängig von diesen unmittelbaren Rechten haben Sie jederzeit das Recht, sich bei unserem externen Datenschutzbeauftragten zu beschweren. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht wahlweise bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des (Bundes-)Landes, in dem Sie Ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder - entsprechend dem Sitz des Studierendenwerks Koblenz - bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in Rheinland-Pfalz, dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit zu:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
E-Mail:
7. Datensicherheit
Daten speichern wir ausschließlich auf besonders geschützten Servern in Deutschland. Technische und organisatorische Maßnahmen sichern unsere Website und sonstigen Systeme gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen.
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Trotz regelmäßiger Kontrollen ist ein vollständiger Schutz gegen alle Gefahren jedoch nicht möglich.
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Stand: Juni 2023